勤怠管理システムとは、例えば、社員に勤務時間を入力させて管理する仕組みで、Web管理やソフトウェアを利用した勤怠管理システムがあります。最近ではWebで管理する企業が多く、タイムカードやパソコンの起動時間などに連動して管理するシステムも存在しています。勤怠管理システムは、社員一人一人が何時から何時まで仕事を行ったかを管理するため、基本的には社員が入力するのが一般的です。オンラインで上司の承認ができる勤怠管理システムであれば、月末の締め処理も非常に簡単にできるので、メリットが大きいと言えます。

勤怠管理はほとんどの場合、上司の承認が発生します。上司でなくても、客先の責任者など入力した内容が正しいかを管理することも勤怠管理システムの一つといえ、システム化することの必要性とも言えます。勤怠管理をシステム化することで、社員一人一人が自身の勤務状況を把握でき、今月の作業時間がやや多いから翌週からは少なくするなどといった調整をすることの目安にもなります。また、勤務時間を管理することに対する作業時間の軽減にもつながり、日々の仕事に集中して行うことができるのもメリットと言えます。

営業や客先で常駐して作業をしている社員などの勤怠状況を管理するのもシステム化するメリットとなります。インターネットからアクセス可能にすることで、外から勤怠入力をすることができるので、わざわざ帰社時にまとめて入力する作業が軽減できます。