勤怠管理システムは、社員の出退勤時刻を記録したりシフトの管理や休暇取得状況を管理するためのシステムです。特に従業員の多い企業では従来のタイムカードによる打刻や、紙の書類による各種申請手続きでは余計な稼働が発生し非効率的であることから、オンライン化した勤怠管理システムを導入することは有用であるとされています。勤怠管理システムを使用するメリットにはさまざまなものがあり、勤務時間の記録や集計が迅速かつ正確に行えることや従業員の超過勤務・休暇取得等の手続きが簡略化できることなどがあります。さらに集計した勤務時間のデータを経理部門と連携させることで、月々の給与計算にかかる稼働を節減することも出来ます。

こうした業務効率の向上のほかにもメリットはあり、正確な就労時間を把握することで法令を遵守した勤務状態を維持・管理することが出来ます。社員あるいは部署により過剰な稼働がかかって法律で定められた勤務時間を超過させないように管理することは、法令遵守と共に職場環境改善にも役立ちます。一方、勤怠管理システムにはいくつかデメリットもあり、その1つが初期導入に準備期間と費用が必要となることです。従来の方法を変更して新体制にするため、システムを操作する社員には訓練が必要です。

導入時にシステム開発者等の部外者が出入りすることになるため、セキュリティー面の配慮も必須です。また、さまざまなメリットがあり自社の利益のためになることを経営陣に理解してもらい、導入を承認してもらうことも必要となります。